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从信息管理到知识管理

2014-10-03 08:49设备管理大视野人气:


丁蔚

(南京大学信息管理系,南京210093)

  摘要本文通过信息、信息管理、知识、知识管理之间概念的辨析,论述了知识管理与信息管理的区别与联系,阐述了知识管理在管理的对象、管理的方式和技术以及管理的目标上的拓展、改进和深化。最后得出结论:知识管理是信息管理适应知识经济时代发展的必然结果,知识管理是信息科学发展中新的增长点。

  江泽民在北京大学建校100周年的讲话中指出:“当今世界,科学技术突飞猛进,知识经济已见端倪,国力竞争日趋激烈。”在知识经济时代,为了满足社会、经济全面发展的需要,信息管理内涵和外延的重新定位成为当务之急。知识经济的前景表明,从信息管理到知识管理的进化是大势所趋,知识管理是信息管理发展的必然结果,对于知识管理的研究将日益成为信息科学领域学者关注的焦点。

  1信息与信息管理

  1.1信息的概念

  关于信息的概念人们争论已久,在图书情报领域、计算机与通讯科学领域、经济管理领域都有不同角度的解释。信息科学家钟义信从宏观的哲学意义上将信息概括为“事物运动的状态和方式。”这一定义是全面、完整的,然而又是抽象、模糊的。有必要对“信息”的概念加以深入的分析,使其明朗化,从而把握“信息”的本质。

  根据英国科学家波普“三个世界”的理论,信息可分为三大类。第一类是有关客观物质世界的信息,即本体论意义上的信息,它反映事物运动的状态及其变化的方式。第二类是有关人类主观精神世界的信息,即主体论或认识论意义上的隐性信息,它反映人类所感受的事物运动状态及其变化方式,处于意识、思维状态。第三类是有关客观意义上的概念世界的信息,即主体论或认识论意义上的显性信息,它反映人类所表述的事物运动状态及其变化方式,用语言、文字、图像、影视、数据等各种载体来表示,汇合成一个实在的自主的“信息世界”。“三个世界”理论通过类分方法将信息划分为独立的三大部分,给我们全面、准确认识和把握信息提供了有利的武器。

  1.2信息管理的概念

  “信息管理”这个术语自本世纪70年代在国外提出以来,使用频率越来越高。关于“信息管理”的概念,国外也存在多种不同的解释。尽管学者们对信息管理的内涵、外延以及发展阶段都有着种种不同的说法,但人们公认的信息管理概念可以总结如下:信息管理是实现组织目标、满足组织的要求、解决组织的环境问题而对信息资源进行开发、规划、控制、集成、利用的一种战略管理。

  狭义的信息管理就是对信息加以管理,信息是被管理的对象。文献拓展了这一定义,提出信息管理是一个多层次的概念,信息管理的对象不只是信息,还包括与信息有关的人、机构、设备、环境等;信息管理的目标是有效满足信息要求;信息管理的手段是通过资源的配置来实现其目标。通过对国内外文献资料的广泛查阅,发现人们对信息管理的理解表现在以下五种不同含义:信息内容管理,信息媒体管理,计算机信息管理,管理信息系统,信息产业或行业的队伍管理。在此基础上,卢泰宏教授提出了信息管理的分期问题,即信息管理的发展分为三个时期:以图书馆工作为基础的传统管理时期,以信息系统为特征的技术管理时期和以信息资源管理为特征的资源管理时期。

  2.知识与知识管理

  2.1知识的概念

  知识是人们通过实践对客观事物及其运动过程和规律的认识,是信息的一部分,即被人们理解和认识并经头脑重新组织和系列化的那部分信息,是经验、技能的总结,是组织发展竞争力的基础,在反复实践和认识的过程中,人脑通过对相关概念的判断、组合和推理,形成对事物本质的认识,构成头脑中的知识,可称为主观知识,即默认的知识;如果经过各种载体表达出来,则成为客观知识,即编码型的知识。依照对于信息的分类方法,这两类知识分别对应于“三个世界”理论的第二类和第三类信息。而第一类信息不能直接形成知识,这也说明了知识是信息的一部分。

 

  2.2知识管理的概念

  知识管理包括两方面的含义,一方面指对信息的管理,它来源于传统的信息管理学,是信息管理的深化与发展。知识是信息深加工的产物,知识管理的手段和方法比之信息管理更加先进和完善,它充分利用信息技术,使知识在信息系统中加以识别、处理和传播,并有效地提供用户使用;另一方面是对人的管理,认为知识作为认知的过程存在于信息的使用者身上,知识不只来自于编码化信息,而且很重要的一部分存在于人脑之中。知识管理的重要任务在于发掘这部分非编码化的知识,通过促进知识的编码化和加强人际交流的互动,使非编码化的个人知识得以充分共享,从而提高组织竞争力。

  3从信息管理到知识管理

  信息管理是知识管理的基础,知识管理是信息管理的延伸和发展。

  如果根据卢泰宏教授对信息管理概念“三分法”的思路,不妨把“知识管理”作为发展的第四个阶段。目前把知识管理独立出来研究,更有利于信息管理的发展。

  美国学者指出,信息管理的发展有五个阶段:物的控制,自动化技术的管理,信息资源的管理,商业竞争分析与智能,知识的管理。其中前三个阶段的划分与卢教授不谋而合,而知识的管理是信息资源管理的发展方向。

  比较知识管理与信息管理,发现两者的联系与区别,对于更好地认识和把握知识管理有深刻意义。与信息管理相比,知识管理在管理对象、管理方式和技术以及管理目的上有所拓展、改进和深化。

  3.1管理对象上的拓展

  (1)知识管理的对象不只是编码化的信息,还包括对非编码化信息的载体———人的管理。传统的信息管理仅局限在对于“第三类”信息的管理之上,而不注重对于“第二类”信息的管理。人是“第二类”信息的载体,对人的管理是掌握“第二类”信息的手段。组织中典型的知识传播要经历一个从隐式(人脑内部的)和显式的(获取和封装成可复用和可检索的形式)到全部显示的,又返回隐式的过程,其他人通过整个组织系统学习和使用知识(如图1),人是这个流程的核心。知识管理认为对人的管理既可以提供广泛的知识来源,又可以建立良好的组织方式用以促进知识的传播:一方面促进非编码化的知识编码化,利于知识共享;另一方面强调有利于个人非编码化知识共享的组织方式,促使知识载体———人之间充分的交流,通过人际互动使得知识广泛传播。知识的充分共享保证了组织的创新能力,适应了知识经济时代的要求。

  (2)知识管理对知识流、知识的自组织更感兴趣,试图找出一个能理解知识如何积累、如何倍增的关系,使少数人的专长扩展为整个组织掌握的知识。知识生产已经成为一个庞大的社会化部门,它渗透于人类社会活动的各个领域,成为技术决定因素、生产发展的支配力量和社会发展的有利手段。知识管理以知识生产途径为研究目标,提倡以试验化的方式来研究知识,促进知识的增长。

从信息管理到知识管理-组织内知识的流程.jpg

  3.2管理方式和技术的改进

  知识经济时代是信息、知识极度膨胀的时代。信息和知识的收集、处理、存贮的低效率是极其危险、无法容忍的,运用高效信息技术和新型的管理方法使那些在知识获取方面受到物理限制的人能够对知识加以利用,成为知识管理的目标。知识管理不仅要处理大量的信息和知识,而且对于减少信息的膨胀应有所作用。

  (1)知识管理深化了对包括计算机技术、通讯技术等先进的信息技术的要求。在以计算机和通讯技术为基础的知识经济时代,知识管理在信息技术的使用上有进一步的深化,表现在信息向知识演进的处理上,利用数据仓库、数据挖掘、人工智能技术获取信息中隐含的知识;在知识的存贮和传播上,利用大型数据库技术、新型检索技术、智能代理、搜索引擎以及网络技术、组件技术,保证知识的充分共享。知识管理使用信息技术建立有效的知识管理系统,帮助知识从知者向未知者传递。例如,以新型网络技术、检索技术和群件技术为特征的LOTUS把“知识管理”作为其产品的新标签。LOTUSNOTES工作流软件的目标就在于帮助组织成员共享和利用他们的专业知识,帮助组织提高“创新、反应能力、生产率以及技术技能”,“帮助他们自身适应组织管理活动”。

  (2)知识管理强调系统化的研究方法,要求把信息与信息、信息与活动、信息与人结合起来,在系统化的空间中发现信息与环境的普遍联系,以有利于知识的发掘、传播和利用。信息的系统化处理保证了知识的创造、共享和使用,转化成的集体智慧和创新能力保证了组织适应知识经济时代的要求。

  (3)知识管理引入了新的组织管理模式,扩大了默认知识的共享范围,使得组织成为人们获得知识的重要来源,一个学习和知识创新的系统。比如发达国家的先进企业在首席执行官与信息主管之间设立知识主管(CKO)。信息主管把工作重点放在技术和信息的利用上,知识主管把工作重点放在推动创新和培育集体创造力。知识主管在企业经营活动中的主要职责在于为实现显性和隐性知识共享提供有效途径。

  (4)知识管理引入了经济学的研究方法。知识作为稀缺资源需要利用经济学的方法加以合理配置。美国信息产业学会对新型的知识管理者要求不仅要有信息技术方面广博的知识,还必须“熟悉竞争中各种资源的运用规律”,“拥有发展、战略、预算方面的知识”。

  3.3管理目的的深化

  (1)传统的信息管理提供一次、二次、三次文献,以一、二次文献为主。而知识管理重点在于提供包括分析报告、综合研究成果在内的三次文献,直接告知使用者的是直观的、可操作性强的系统化知识。知识管理不再局限于利用片面的信息来满足用户的需求,而是对用户的需求系统分析,向用户提供全面、完善的解决方案,用户可以直接学习这些知识而无需再加工的过程。知识管理不限于向使用者以序化的方式提供文献的存贮位置和获取方式,而是重在评价科学文献,一方面对大量而分散的相似资料进行合理的选择,根据特定的原则以简明、综合的方式形成新的知识单元,结晶出可用于传递的知识内核,借助知识管理系统向未知者传递;另一方面,充分揭示文献间的关系,展示文献间结合的知识链,帮助科技工作者选择优秀的科技文献,提高知识获取效率。

  (2)知识管理加强对知识生产途径结构的研究,以促进知识的增长为主要目的。美国近20年来,实业界在技术上的投入超过一万亿美元。但由于对知识生产途径的结构缺乏必要的认识,大大影响了技术投入和信息系统在提高工作效率和员工能力中巨大作用的充分发挥。知识管理对知识的产生过程、途径加以剖析,发现知识增长的内在机制,有目的地利用管理手段和信息技术提高知识的增长速度。

  (3)知识管理通过对知识的管理,为组织带来了新型的现代化管理方式,提高了组织的创新能力、生产率、反应能力和技术技能。现代化管理与知识管理融为一体。创新是保持长久竞争优势的主要源泉,是知识经济的支撑。组织成员的知识交流、技术协作是创新的主要来源。查找和复用知识资产是提高生产率、反应能力和技术技能的法宝。管理人员的共同悲哀是“我们不知道我们知道些什么”。人们不断创建业绩而不能借鉴获得的教训、利用最好的实践成果和已有的专门知识。知识管理向个人提供工具发现和挖掘业已创造的团体知识,而且知识管理技术可以帮助组织检测出微弱的信号,并根据需要调动人力和信息资源对不测事件做出有效反应,获得最大效益。

  (4)与信息管理相比,知识管理更突出教育的作用。知识管理的发展有利于教育水平全面提高。

  教育是知识经济的主导产业之一。学习是知识获取的唯一途径,知识管理不只是刺激知识的生产,还创造知识共享的氛围,倡导教育和自我教育,创造知识广泛共享的文化氛围。

  4.小结

  从信息管理到知识管理的转化是管理理论与实践中“以人为本”的管理的进一步体现。人成为知识管理的对象,也是知识管理的目的。

  知识管理提供容易使人们理解和使用的知识,而不是分散的复杂的难以理解的信息单元,它更加深刻丰富而明确,能反映出社会发展的需求,提高组织的创新能力、生产率、反应能力、技术能力,是信息科学的实质、目标和任务的充分体现。

  知识管理强调系统化地处理和利用信息,发掘知识内涵,建立以先进信息技术为基础的知识管理系统,促进知识的广泛共享。知识管理要求利用经济学的方法合理配置知识资源,研究知识创新的内在机制,有目的地利用管理和技术手段促进知识的创新。

  相对于信息管理,知识管理的深化和拓展不仅表现在管理对象、方式、技术和目的上,而且表现在文化上。它竭力创造新型的现代化管理方式,创造知识创新和知识共享的文化氛围。

  知识管理促进了以创新和求知为目标的国家创新工程和基础设施的建设,与知识经济的主导产业———教育和R&D的紧密结合。

  知识管理是信息管理适应知识经济时代的发展的必然结果,是信息科学发展中新的增长点。

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