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用信息技术促升企业项目知识管理水平

2014-05-14 09:00设备管理大视野人气:


  1、项目知识管理的新需求

  伴随经济全球化发展的趋势,项目也愈来愈呈现出大型化、复杂化等特点;项目中的知识在数量上急剧增长,在分布上更具多元性;由于竞争的加剧,企业对于传统知识的载体----人才的争夺更加激烈,如何减少对个体的依赖性也因此成为项目导向型企业面临的一个重要问题。现代项目管理,已经不再是一个人或者几个人就可以轻松做出决定的时代。现代项目管理不得不面临以下几个问题:

  -如何从其他项目吸取经验(甚或是教训),采用好的方法

  -如何更快能找到需要的资源和知识

  -如何将项目进程中新的知识经验进行存储和更新,以便于再利用。

  现代大型项目动辄涉及数百、上千人员(这些人员可能还分布在全球各地,且都是专业技能人员),由他们产生的知识信息量在某一个项目中都有可能达到数千上万个,且可能相互关联。值得庆幸的是,现代信息管理系统给我们处理大量的信息带来了可能和便捷;项目信息系统可以在处理这些项目过程知识信息上面大有作为——虽然它不是万能的。

  2、信息化项目知识管理的发展及特征

  项目知识管理的信息化在近来引起了国内外企业和学者的广泛兴趣,并取得了一定的研究进展。譬如,Barthes和Tacla提出的基于WEB的项目门户系统,Tan等提出的基于网络的集成工作流项目知识分享与再获取方法等。还有研究指出,IT信息系统水平与项目知识管理的水平是密切相关的,通过高水平的知识管理可以达成比较好的项目产出。但同时,根据学者MianAjmal博士以及PetriHelo教授等的调查和研究,缺少有效的信息系统依然是限制项目知识管理的最主要瓶颈之一。

  项目信息化知识管理不是简单的项目管理信息化。很多企业可能都采用了某种IT信息系统来支持项目管理,包括项目进度计划、成本管理、图纸管理、文件管理等等,但并不能因此被认为实现了信息化项目知识管理。项目知识管理应该包括两个部分:一是如何进行项目管理;二是进行项目过程所涉及和需要的知识。Gasik研究指出,项目知识管理存在于显著区分的四个不同层次:即个体、项目、组织和全局之中[5]。信息化的项目知识管理应该能够实现对存在于不同层次之间的知识进行集成、共享,并能够实现互动,概括来说应该至少具备以下几个特征:

  1)有完备的项目过程数据库,能记录项目中个体所创建的知识性信息。

  2)能够对项目知识性信息进行检索,并能够实现共享和访问权限控制。

  3)具备专家系统或者项目门户系统,对组织和全局知识进行管理。

  4)项目过程数据库和专家系统、门户系统能够实现流通互动。

  3、信息化项目知识管理的应用实践

  正如某些项目导向型企业正在做的的一样:对每个项目设置一个或多个信息数据库,里面按照某种企业自己设定的优化类目(专家知识库)对各种项目管理信息进行分类存储,并可以进行关键字检索。项目过程中产生的知识信息可以有一个合适的载体并存储起来,甚至项目个体之间就某一问题的讨论的邮件都可以存储进来。当我们在其他项目遇到某种类似问题,可以到这些数据库进行一下检索——我们可以发现前人已经遇到过的问题,或许他们当时解决问题的办法我们也可以借鉴。

  1)信息知识的分类。

  信息知识形成以后需要分类,分类的目的是能够实现结构化存储和检索,这对于知识的共享具有重要的意义。我们只需要把存在于个体中的方法、观念、共识、预测等知识按一定的分类结构存入项目数据库。

  2)信息知识的分享。

  当我们按照数据库的分类模型,将我们在项目管理过程中所产生的各种知识结晶(可以是正式的决定、会议的纪要、项目计划书;也可以是非正式的一个想法、群体讨论的邮件)存入数据库中,便可以轻松实现数据的存储和共享。不管项目人员身在何地,只要通过internet打开这个项目数据库,就可以轻松了解与自己相关部分的情况,查阅设计图纸并可以提出自己的见解与其他人展开讨论和批注。

  3)专家信息库/项目门户系统。

  专家信息是企业项目管理中高层次的固化的宏观知识形式,比如公司项目管理模式指南、基于WEB的设备信息系统(产品信息库、技术信息库等)、项目专家博客系统等。当我们开始一个新的项目的时候,我们可以按照公司的项目管理模式指南(模板库)来创建本项目的管理数据库,而这个指南在一定时期是被认为较好的模式而相对固定的(只能由专家进行更新)。指南是公司通过总结项目管理的实践对自身项目管理归纳出的在一定时期使用的基本管理方法,可以在很大程度上避免因为个体知识水平的不同而引起的项目管理主要方面的主观化和偏差的发生,并使项目成员网络的交互变得简单。

  4)知识的整理和升华-价值的形成。

  前文把所有的经验、会议纪要、决定等都称为知识可能是不妥当的,因为其中有相当一部分可能是在特定时间、环境中产生的临时性信息,还不具备“知识”的特征。因此,需要对每个项目管理数据库进行整理,把其中真正的精华部分进行升华,形成有价值的知识。这个过程通常可以有两个过程来完成:第一是项目组在项目结束后的自检,在项目结束时进行。第二是专家组定期讨论,这个过程可以对不同项目管理过程中遇到较多的问题和有效的知识进行归纳和升华,其结果可以影响到项目管理模型的改善,实现项目管理知识的演进。项目管理是一门实践学科,项目管理知识是需要不断完善和发展的,必须周期性进行评估和改进,以与时俱进指导于企业的项目管理实践。

  4、信息化项目知识管理的基本流程

  通过建立项目管理知识门户以项目过程数据库等信息化手段进行项目知识管理,可以更好的实现项目知识的创建、存储、共享和升华全过程的信息化集成,给项目知识管理带来极大的便利并使得复杂信息中知识的提炼和总结变得可能和更容易。将项目知识管理和信息管理有效结合以实现高水平的信息化项目知识管理,将是未来企业尤其是项目导向型企业发展的方向。

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