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备件采购合同管理

2011-10-20 17:23设备大视野人气:175


1、 采购的质量保证协议
确保采购备件的质量是采购管理工作的重要环节,一般在发出备件订单之前,都需要和备件供应商签订备件采购的质量保证协议。
(1) 质量保证协议的作用
•对备件供应商明确地提出质量要求,协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法应得到双方认可和充分理解。
• 通过与供应商的配合来保证采购备件的质量。
(2) 质量保证协议的要求
•质量保证要求应得到双方认可,防止给今后的合作留下隐患;
•质量保证协议应当明确各种检验的方法及要求;
•质量保证协议上提出的备件质量要求应考虑成本和风险等方面的内容。
(3) 质量保证协议的内容
•双方共同认可的备件标准
•由备件供应商实施质量管理体系,由企业第三方对备件供应商的质量体系进行评价。
•本企业的接收备件制造、检验、试验数据记录。
•由供应商进行备件全检或抽检一句的规程/规范。
•检验备件质量所使用的设备工具和工作条件,明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。
2、 采购订单计划
(1) 备件采购订单计划准备
1) 熟悉市场情况。任何一家企业的采购部门,要想制订较为准确的备件采购订单计划,首先必须熟知备件生产厂商和市场供应情况,通过网络、行业会议和展览、供应商约定等多种方式了解企业生产设备所需关键备件的市场供应能力和价格水准。
2) 了解维修需求
•为了利于理解维修备件需求,采购计划人员需了解设备基本原理和工艺常识。
•维修备件需求计划来源于:年度维修计划、关键备件需求的预测、备件清单文件、备件库存文件。
3) 准备备件订单基本资料。备件采购订单基本资料包括:
•订单备件的供应商信息
•备件有多家供应商时,每个供应商分摊的下单比例,该比例由采购人员进行协调。除非特殊原因:一般情况下我们建议备件的采购对象尽可能集中。
•备件订单周期,订单制定人员根据维修需求的备件项目,从信息系统中查询了解该备件的采购基本参数和供应周期。
4) 制定备件订单计划所需资料。备件订单计划所需资料的内容包括:
•备件名称、所属设备和用户单位、需求数量、到货日期、联系人等。
•有时会附有年度维修计划、订单基本资料等。
(2) 备件采购订单确定
1) 熟悉需求订单操作的备件项目。订单的种类很多,订单人员首先应熟悉订单计划,花时间了解备件项目和备件技术资料等:直接从国外采购备件可能获得较好的质量和较低的价格,但同时增加了订单环节的操作难度,手续复杂,交货期长,也需要工作人员熟悉进口环节的法规制度及具备较高的外文水平。
2) 比较/确认价格。备件采购人员有权利向供应商群体中价格最适当的供应商下达备件订单、合同,以维护企业的最大利润。
3) 确认需求备件的技术标准及数量
3、 备件采购合同管理
(1) 备件采购合同的跟踪
1) 跟踪工艺文件
•对任何外协件(需要供应商加工的备件)的采购,订单人员都应对提供给供应商的工艺文件进行跟踪。
•如果发现供应商没有相关工艺文件,或者工艺文件有质量货期问题,应及时提醒备件供应商修改。
•要求备件供应商及时供货,如果不能保质、保量、准时供货,则要按照合同条款进行赔偿。
2) 跟踪供应商的供应进度。个别供应商接到备件采购合同后就认为"大功告成”,必要时必须提醒供应商及时准备,特别是对一些信誉差、合作少的供应商更要警惕。
3) 跟踪加工过程。对于一次性、大开支、特殊件的备件项目采购,为了保证货期、质量,采购人员需要对加工过程进行监控,甚至要参加其加工过程的监理工作。
4) 跟踪总装及测试。大型总成和关键备件的总装及测试是备件制造的重要环节,需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验。
5) 跟踪包装入库。采购人员可以通过电话方式了解备件的入库信息。对重要备件,在起运前,采购人员最好去供应商现场考察。
对一些紧急备件需求,采购人员要进行全力跟踪;对长期持续稳定供应的供应商可以考虑免去合同跟踪环节。
(2) 备件采购合同的条款
 一份正式的备件买卖合同主要包括以下内容:
•合同名称
•合同编号
•合同签订日期
•买卖双方的单位名称
•联系地址
•合同序言
•备件名称或清单
•质量要求和规格
•备件数量
•包装要求
•单价与总价
•到货期限
•到货地点
•付款方式
•保险
•备件检验方式
•仲裁
•不可抗力
•合同的份数
•使用语言及其效力
•附件
•合同生效日期
•双方的签字盖章
以下为备件采购合同的可选择部分:
•保值或汇率变化条款
•价格调整条款
•误差范围条款
•法律使用条款
 

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