提案管理在中小企业中的应用

　　摘 要：对提案管理的概念及意义做简要说明，详细介绍笔者所在企业实施提案管理的操作模式，包括提案制度内容、主要操作流程、几年来的运营业绩等，最后提出有效实施提案的关键因素，包括领导重视、改善文化、激励保证等。 

　　提案管理，对于诸多企业来说已不陌生，在许多企业，特别是规模企业获得广泛的应用，并获得较好的回报，全员参与、献计献策已成为这些企业推进提案活动的共性特征。但相对于中小企业来说，在推行的广度、力度、深度及规范性方面，相对要弱一些。那么，如何让提案管理在中小企业里发挥更大的作用呢？本着相互借鉴、共同分享的理念，结合几年来的提案管理操作实践，在此就提案管理操作模式及实绩做简要交流。 

　　一、提案管理概述 

　　提案一词，《辞海》的解释是“提请国家代表机关或一定组织的会议讨论、处理的方案或建议”。而据有关资料记载，提案最早始于1903年，起源和运用于日本的“钟渊纺织厂”。该厂在车间里挂出一个“提案箱”，让工人们将生产中的问题反映出来，提出解决的办法和建议，后来由于提案的作用而逐渐推广到日本全境。目前在日本本土有超过70%的企业在推行提案制度。对于国内而言，这种制度起先在日资、台资企业使用的较多，后随着改革开放的不断深入，人才的流动、以及企业间相互交流和学习，这个用法逐渐扩大到国内诸多企业。在推行过程中，也有企业将其称作“合理化建议”。 

　　企业推行提案活动的本意，就是提倡和鼓励广大员工，对企业在运营成本、产品质量、工作效率、现场管理、客户服务、行政管理、人力资源、技术工艺、设备设施等方面存在的不足和问题，提出改善的建议和方案，并组织实施，从而提升企业运营效率，降低成本，增强盈利能力，最终提升总体竞争力。企业则根据提案的贡献大小，给予一定的激励，以此提高员工参与企业管理的积极性。 

　　二、提案管理对企业的意义 

　　俗话说：三个臭皮匠顶个诸葛亮。一人智短，众人智长，公司不仅需要管理团队，也要发挥员工的智慧来实现持续的优化与改善。总体而言，提案对企业具有如下作用和意义： 

　　1.提升员工的主人翁意识和工作积极性。提案活动因为员工的参与，让员工从“被企业管理”的角色转变为“参与企业管理”，人格受到尊重，增强了员工作为企业一员的主人翁自豪感和责任感，从而激发出积极的工作热情。 

　　2.增强企业的向心力和凝聚力。通过提案的提出、实施、反馈、激励，个人价值获得认可，激发了员工热爱企业、奉献企业的信念，从而使得企业将广大员工的心紧密凝聚在一起。 

　　3.搭建管理层和员工之间的沟通平台。传统的企业管理，一般都是自上而下的路径，员工几乎就是执行，双方的交集不多，形同陌人，形成你给钱、我做事的心态格局。但通过开展有效的提案制度，开辟了自下而上的信息沟通渠道，搭建了管理人员与一线员工平等交流的平台，双方的联系更加的紧密。 

　　4.培养员工主动发现问题和改善问题的意识。对于一般性的员工来说，按规定做好本职工作是其本份，至于工作中存在的与己无关的问题，是公司的事。通过推行提案制度，员工的主观能动性得到发挥，从被动应付变为主动发现，这是员工心态质的转变，对公司来说是一笔巨大的隐形财富。 

　　5.提高员工发现和解决问题的能力。通过发现并解决问题，让员工了解了解决问题的流程和方式，改善了思考问题的模式，从而逐渐养成以管理者的眼光看待问题，培养和提升了自身能力，为企业的后续发展奠定人才基础。 

　　6.提升企业的核心竞争力，培育改善文化。通过员工自主的改善，公司将在提升效率、降低成本、提高质量、改善现场等方面获得巨大进步，提升了公司参与市场竞争的能力。同时通过不断的引导和推进，公司将形成良性的改善文化，这是企业立足之本。 

　　三、提案管理的操作模式 

　　了解了提案概念，知晓了提案的意义和作用，如何实施呢？根据提案推进的基本步骤，结合我公司提案管理的一些经验，简要总结如下。 

　　（一）成立提案管理小组 

　　由于提案是全公司推行、全员参与的广泛性活动，且提案的实施牵系到各部门，为确保其得以顺利推行，成立一个公司层面，由各部门人员参与的组织机构显得非常有必要。一般来说，应该成立一个由总经理为组长、行政管理部经理为副组长、其他各部门经理为成员的提案管理小组，负责组织、指导提案活动的开展。小组下设办公室，由副组长负责日常工作的开展，向组长负责和汇报。小组的主要职责包括提案管理制度的宣传和贯彻、部门提案的收集、部门提案的评审、评审后的提案的实施、提案管理的持续改进等。 

　　（二）建立提案管理制度 

　　为确保全员提案活动得以规范、有序的开展，提案管理小组应根据公司内部组织架构特征，借鉴其他企业的类似经验，制定符合公司实际的《提案制度》，涵盖以下内容： 

　　1.确定提案范围。提案内容定位在针对公司在生产、技术、质量、管理、安全、成本、效率、5S等各方面的具有建设性及具体可行的改善方法。包括但不限于：（1）各种操作方法、制造方法、生产工艺及程序、销售方法、行政效率等的改善；（2）有关提高机器设备运转效率、合理维护保养的提案；（3）有关提高原料的使用效率、节约能源的提案；（4）废弃原材料及其他物料的回收再利用，或有效降低废弃物料处理成本的提案；（5）促进作业安全，作业环境改善，预防安全事故发生的提案；（6）提高品质，有效降低不良品等的提案；（7）对新产品的提案；（8）办公方法、办公用表单的提案；（9）办公消耗品的节约、物流的优化等的提案；（10）软件的开发及改善等的提案；（11）有关社会贡献或环保等的提案。 

　　2.提案的收集和评审规则。为提高办公效率，规范提案流程的实施，有效存储、处理、统计、分析各类提案，公司信息部门开发了内部提案管理信息系统，通过内部网络将全公司电脑联系起来，每个部门的每个人均可通过电脑终端登录提案管理系统提交提案。

　　提案评审类型分为四类：不采用、采用、良好、优秀。对提案类型的最终确定，由不同的评审层级决定：（1）不采用——任何一级评审的结果，直接反馈给提案人；（2）采用——第一确认层级评审后直接转实施部门实施；（3）良好——以部门经理层级评定为主；（4）优秀——由提案项目经理（提案小组副组长）最终确定。 

　　3.提案数量规定。为确保提案活动的有效进行，公司对各岗位的人员进行了提案数量规定。一线员工不设定目标，有其自发、自觉参与。文职人员、班组长等基层管理人员，每月须提交1条以上；科长/主任/经理及以上管理者，每月须提交2条以上。 

　　4.提案奖励规定。针对不同的评定等级，分别给予不同的积分激励，规定如下：（1）对于“采用”级的提案——每条奖励积分4分；（2）对于“良好”级的提案——每条奖励积分7分；（3）对于“优秀”级的提案——每条奖励积分15分（备注：1积分=1.00元RMB，年底汇总后可以兑换等量价值的礼品）。 

　　同时，对于优秀提案实施后，以实际产生的经济效益为基础，分别给予不同金额的物资激励，具体标准如下： 

　　（三）提案执行情况的跟踪监督 

　　因涉及到月度数量要求及提案激励，为保证数量收集的准确性，以及良好、优秀提案的尽快落实，提案管理小组在每个部门设立了一名提案跟踪员（兼职），要求他们对各自部门实施的提案进行跟踪监督。同时在提案日常管理部门，设立一名专职的提案管理员，负责收集、汇总、分析各部门提案的具体实施情况。 

　　通过系统的自动计数及归纳功能，对个人的提案数量进行自动统计并存储，月底与目标对比，分析任务完成情况；通过系统查询功能，对未准时评审的、未按时完成的提案，进行进度跟踪，有异常及时联系反馈。 

　　同时，小组提案管理员每月重点对已实施的优秀提案完成情况进行抽查，对于未及时评审、在实施时弄虚作假的，将纳入月度绩效考核并通报批评。 

　　（四）提案执行情况月度报告 

　　为全面掌握提案整体推进情况，公司制定了月度汇报制度，由提案小组向公司管理层汇报。汇报内容涵盖：月度目标达成情况，公司总体及各部门的提案完成率、参与率、和实施率，科级以上管理人员的月度任务完成情况。公司管理层以此进行点评，对业绩完成较好的部门和个人给予表扬，对未完成目标的部门和个人给予鞭策，同时提出相应要求、意见、改进思路等，持续完善和改进提案推进活动。 

　　（五）优秀提案公开激励 

　　为体现奖励的及时性，结合提案实施的周期性，公司制定了季度优秀提案奖励制度。由提案管理员收集汇总季度优秀提案，对于最终评为优秀并实施完毕的提案进行季度奖励。在每个季度的第一个月，公司召开全员大会，为获奖选手上台领奖并颁发荣誉证书并宣读奖励金额，此举极大地鼓励和促进了全员参与提案的积极性和荣誉感。 

　　为在集团内部各单元间形成比学赶超的提案推进氛围，集团运营中心设立了项目年会制度，要求各运营单元各自拿出规定数量的优秀提案，按照PDCA的理念制作成PPT，由提案人或实施人在年会上发表，并制定评分规则和奖励标准。同时邀请集团高层组成评委，对所有发表的项目进行评审，根据评定的名次给与相应的物质奖励。此举更大程度上促进了各运营单元在提案方面的重视度，也有力地推动了提案活动的持久、深入开展。 

　　四、提案管理实绩 

　　笔者所在公司自2009年推行提案管理制度以来，提案数量从最初的1 700多条上升到2013年的5 500多条，目标完成率从最初的90.5%提高到144.3%，提案整体采用率由开始的56%提升到如今的82%，优秀提案实施后的财务贡献，由2009年的160万，提升到2013年的485万。对员工的奖励，也由最开始的2.5万，增长到2013年的9.88万元。各项数据汇总如下表： 

　　5年的实践表明，提案活动越来越多地得到了全体员工的认可，从最初的观望到后来的被动应付，到如今的积极参与，态度的变化诠释了广大员工价值观的改变和提升，充分发挥了员工的主人翁精神，也折射出了员工对公司的热爱和信赖。 

　　对公司而言，最大的收获则是通过提案活动的推行，增强了广大员工主动问题意识，练就了发现问题的慧眼，培养了认真负责的工作态度和精神。使大家逐步养成了持续改善的工作思维，在企业内逐步形成了“没有最好，只有更好”的改善文化，这是企业获得持续发展的不竭动力和巨大财富。而且通过提案的实施，也提高了大家对问题的快速反应能力，并在资源的协调与获取、问题的分析和解决能力方面也有较大提升。 

　　五、总结 

　　问题永远有，改善无止境！伴随着企业规模的不断扩大，新产品、新材料、新工艺、新设备也不断地涌现，企业运营成本的构成也在不断发生变化，各种不合理和浪费也大量存在，这对企业运营的低成本、高效率管理提出了严峻挑战。如何在这一复杂环境取得优先成效，是摆在企业管理者面前的一个重要课题。而通过提案这一举措的推进，我们认为全员参与企业管理和改善，是对团队管理的一个不可或缺的重要补充。几年的提案活动开展，我们总结出以下几条有效推进的领悟：（1）提案的组织工作，领导重视是关键；（2）提案活动宣传和氛围营造；（3）方便快捷的提案收集渠道和途径；（4）完善的提案管理流程、制度；（5）及时的评审及和实施情况反馈；（6）适当的精神、物质激励。 

　　分享是我们公司文化的核心理念之一，大家好才是真的好！共同学习、共同提升、打造中国制造的核心竞争力是我们大家的一致的目标和愿望，希望以上做法能对业界同行有一定的借鉴！