试论"水泥企业的数据分析与管理评审中存在的主要问题"

张巧瑛

　　(陕西省水泥产品质量监督检验中心陕西渭南715500)

　　[摘要]提高企业领导层特别是最高管理者对贯标认证工作目的、意义的认识程度，使企业真正体会和品尝贯标认证工作给企业带来的人员素质提高、管理水平提高、产品质量提高和企业形象提高的实实在在的好处．

　　一、目前水泥企业的数据分析与管理评审存在的主要问题

　　（一）数据分析与管理评审的深度不够，流于形式，缺乏有效性

　　(1)数据分析方面：不清楚分析的目的和内容，在要求提供相关证据时，有的企业只提供了产品质量统计数据，有的企业只提供了台帐、报表和检验质量记录，甚至有的企业什么资料也提供不出来。

　　(2)在管理评审方面：不清楚评审的目的和内容、过于呆板、教条、重点不突出、输入输出不充分和应付检查等问题。如，有的企业每年就那么一次，时间一两个小时，查看报告和记录，几乎每年的都一样，似乎就是改了改会议的时间；有的企业最高管理者根本不参加管理评审会议，在审核最高管理者时，几乎什么都说不出来，或答非所问，或把一般的例会说成管理评审会议，说"我们经常开”，甚至有个别企业没有开过管理评审会议，报告和记录全由笔下生花：有的企业内外环境发生了重大变化，如企止改了制，更换了最高管理者，组织机构发生了变化，企业被兼并重组，企业进行了重大技术改造，上了新型干法回转等，企业也未能就"可能影响质量管理体系的变更”进行评审，有的企业即便开了管理评审会议，在企业提供的管理评审报告和记录中也体现不出上述评审的内容．

　　（二）企业对数据分析与管理评审的内在关系不清楚，不能使两者有机结合，使数据分析与管理评审的有关资料脱节

　　如，有的企业提供的数据分析资料与管理评审输入的资料数据不一致，甚至相互矛盾。．

　　二、存在问题的主要原因

　　（一）企业领导特别足最高管理者对认证的目的意义认识不够，仍然存在一证到手，万事大吉，运行如何，应付检查的现象．

　　（二）工作人员对如何做不清楚或不熟悉。

　　三、搞好数据分析与管理评审的主要对策

　　（一）进一步提高企业领导层特别是最高管理者对贯标认证工作目的、意义的认识程度，切实做好全员贯标培训和内审员培训工作，建立和完善一套既符合标准要求和行业要求，又符合企业实际易于操作的文件化的管理体系。

　　（二）进一步明确数据分析与管理评审的目的内容，明确两者的内在关系，即数据分析为管理评审提供评审和决策依据，管理评审为分析结果提供内部沟通平台。熟悉两者的方法和程序，使数据分析与管理评审两者有机地结合在一起进行。

　　四、进行数据分析与管理评审的具体做法

　　（一）数据分析

　　(1)明确数据分析的目的

　　依据GB／T19001-2008标准8.4条款和GB／T19004-2000标准8.4条款描述，数据分析的目的，一是评定组织的业绩，二是证实质量管理体系的适宜性和有效性，三是找出和评价持续改进的切入点，四是为组织的管理者正确决策提供依据。

　　(2)数据分析的对象及内容

　　按照GB／T19001-2008标准8.4条款规定，主要有三个方面：

　　①产品的特性、符合性及趋势分析

　　②顾客满意、投诉及处理情况分析．

　　③对供方的分析．

　　（二）管理评审

　　①管理评审的目的

　　通过评审，确保质量管理体系的适宜性、充分性和有效性．

　　②管理评审的输入应包括的内容

　　③审核结果

　　应包括内审和外审的结果．外审包括认证机构对认证方独立的审核、顾客对认证方的审核以及供方对认证方的审核．

　　④顾客反馈

　　包括顾客满意的、不满意的、投诉和抱怨的信息，可将4.1.2.2顾客满意、投诉及处理情况分析报告直接输入引用．

　　⑤过程的业绩和产品的符合性

　　过程的业绩，系指一个过程通过资源的投入和活动的开展将输入转化为输出，从而实现增值或间接增值，并达到预期结果的程度的情况。具体地讲就是指组织的主要目标的完成情况，如产量、质量、产值、利润和效益等情况。产品的符合性可以将4.1.2.1产品的特性、符合性及趋势分析报告直接输入引用即可。

　　⑥预防和纠正措施的状况

　　主要是指内审外审和日常检查所发现的不符合项以及采取预防和纠正措措施完成情况及其有效性。

　　⑦以往管理评审的跟踪措施

　　主要是指上次管理评审提出的决议和改进措施的落实情况，

　　⑧可能影响质量管理体系的变更

　　主要是指因内外环境的变化而引起的体系的变更

　　⑨改进的建议

　　主要是指需要提交管理评审会议讨论决定的由于各种原因而引起的组织的产品、过程和体系改进的有关建议．

　　（三）管理评审输出的主要内容

　　①对组织的管理体系及其过程的有效性进行改进的决定和措施I

　　②与顾客要求有关的产品进行改进的决定和措施；

　　③对资源需求进行改进的决定和措施．

　　（四）管理评审的做法

　　(1)制定管理评审的年度工作总体计划

　　次计划可以作为管理评审的单项计划制定下达，也可以与内审等体系运行工作计划～起进行。根据成功企业的经验做法，笔者认为管理评审计划融入组织的年度体系运行工作计划比较适宜。企业可以制定一个体系运行年度工作计划，包括内审和管理评审的次数及月份安排。制定体系运行年度工作的好处，可以使组织的体系运行统筹安捧，有序进行．同时也减少了文件数量。

　　(2)制定管理评审的具体工作计划

　　此计划是在每次管理评审会议的具体时间正式确定之后编制下达，内容主要包括：会议的时间、地点、评审内容、评审目的、参加人员和准备材料要求等。

　　例行的管理评审会议应准备的材料；

　　管理者代表作的公司体系运行工作报告，报告的主要内容，总结公司过程业绩，总结体系运行的主要工作成绩，覆盖管理评审应输人的七个方面的内容，指出存在的主要问题，提出需要改进的意见。

　　体系覆盖的主要职能部门的体系运行工作报告，主要是结合本部门的职能分工进行总结。

　　材料要求用数据和事实说话，简练精干，防止空谈阔论。

　　此计划一般应提前15天左右下达，以便各部门有较充足的时间进行会议资料的准备。

　　(3)召开管理评审会议

　　①最高管理者主持会议：

　　②管理者代表作公司体系运行工作报告（最好印发会议评审人员每人一份）

　　③根据时间情况，安排有关职能部门作报告：

　　④讨论评审，对主要问题及今后措施意见作出决议；

　　⑤形成并通过管理评审报告；

　　⑥做好会议记录．

　　(4)管理评审会议后的工作

　　①管理评审报告经最高管理者审定签字，按受控文件发放有关职能部门；

　　②由管理者代表牵头，认证管理部门负责经办，制定落实管理评审会议提出的改进措施计划，制定目标，落实部门，提出完成的进度要求，并负责检查、监督、骑证和统计汇总完成情况，作为下一次管理评审的输入．

　　五、其他问题

　　（一）关于管理评审时间

　　例行的管理评审比较适宜的时间一般是安排在内审之后，不符合项整改和验证已经完成，外审之前。

　　文字?GB／T19001-2008标准5.6.1总则中规定"最高管理者应按策划的时间间隔评审质量管理体系”。标准中的策划的内容即组织的体系运行总体策划的一部分。GB／T19004～2000标准5.6.1总则中规定"评审的频次应当视组织的需求而定”。虽然GB／T1900i-2008和GB／T19004-2000标准都未对管理评审的频次做出明确规定，但按照可以接受的国际惯例，时间间隔最长不超过12个月．笔者认为，例行的管理评审每半年一次比较适宜，最好结合组织的半年工作总结或年终工作总结一起进行比较有益，一是能将组织的生产经营等行政工作与体系运行工作有机地结合在一起，二是精简了会议。

　　除了例行的管理评审外，组织的内外环境发生重大变化时应及时召开管理评审进行讨论评审．

　　（二）关于管理评审会议不能按期进行的问题组织因故不能按期召开管理评审会议，或提前，或推迟，都是允许的。但组织必须对提前或推迟的理由作出说明，并经最高管理者批准，并保留相应的记录。特别是推迟召开且间隔超过12个月的情况要慎重对待，应当写出书面报告，经最高管理者批准，及时向认证中心通报。

　　参考文献：

　　[1]GB/T19001-2008/1S09001:2008.

　　[2]GB/T19000-2008/IS09000:2005.